Tips voor het opzetten van een digitaal burgerpanel

Een toenemend aantal gemeenten begint met het opzetten van een digitaal burgerpanel. Een burgerpanel is een snel inzetbaar onderzoeksinstrument dat echter ook heel goed voor participatiedoeleinden gebruikt kan worden. In het begin lopen gemeenten met een burgerpanel vaak tegen dezelfde problemen aan. Daarom geven wij in dit stukje een aantal handige tips die van pas kunnen komen bij het opzetten van een digitaal burgerpanel.

• Regel de ambtelijke en bestuurlijke betrokkenheid vooraf. Spreek af wie het panel ambtelijk trekt. Dat kan iemand van Communicatie of, indien aanwezig, iemand van de afdeling Onderzoek en Statistiek zijn. Maak ook heldere afspraken over de betrokkenheid van het bestuur en de raad, en hun rol bij het agenderen van peilingen, vragenlijsten en het reageren op peilingresultaten.

• Werf panelleden via een GBA-steekproef. Potentiële panelleden worden geselecteerd op basis van een steekproef uit de basisadministratie van de gemeente. Zij worden persoonlijk uitgenodigd voor deelname aan het panel via een brief op naam. Het verdient aanbeveling om de brief op briefpapier en in enveloppen van de gemeente te versturen. Dit zorgt voor meer ‘cachet’ dan een blanco enveloppe die in de bus valt. Als de brief dan ook nog eens is ondertekend door de burgemeester of een wethouder onderstreept de gemeente nog eens extra hoeveel belang aan deelname wordt gehecht.

• Start een peiling vlak voor het weekeinde, maar natuurlijk niet in of kort voor een vakantieperiode. Onze ervaring leert dat de respons het hoogst is als de peiling op een donderdag online staat (en dus vooraf is aangekondigd, de brieven moeten dan woensdag op de mat liggen) en dan minimaal 10 dagen (waarvan 2 weekeinden) beschikbaar blijft. Mensen zitten in het weekeinde vaker ‘voor de lol’ op internet en zijn dan ook sneller geneigd om mee te doen aan de peiling. Bepaald niet responsverhogend is het opstarten van een peiling vlak voor of in een vakantie. Houdt daarom rekening met de data van met name de zomer- en de kerstvakantie!

• Zorg voor een goede doorlinking naar de actuele peiling. Peilingen lopen vrijwel altijd via de site van de gemeente. Het is belangrijk dat de link naar een peiling prominent op de site staat en niet ‘verdwijnt’ als er bijvoorbeeld nieuwe berichten op de site worden geplaatst. De link op de site kan bijvoorbeeld via een banner of als kop in de knoppenbalk links op de site. Het ‘pad’ naar de actuele peiling moet ook goed beschreven worden in de brief of mail naar de deelnemers. Als dit niet goed gebeurt is de invloed op de respons meteen merkbaar!

• Verstuur reminders. Als het om een vervolgpeiling gaat is het versturen van een reminder via de email een aanrader. De eerste drie dagen na het online zetten van een peiling loopt het vaak goed met de respons, daarna zakt deze vaak in. Als de emailadressen van de paneldeelnemers bekend zijn is het sturen van een rappel snel en gemakkelijk. Het beste kan het rappel dan vlak voor het tweede weekeinde waarin een peiling online staat verstuurd worden.

• Organiseer meerdere peilingen per jaar. Om de betrokkenheid onder de deelnemers maximaal te houden is het aan te raden om per jaar enkele peilingen te organiseren. Niet iedere maand, dan bestaat het risico dat de deelnemers ‘onderzoeksmoe’ worden, maar drie tot zes peilingen per jaar is een mooi aantal. Samen met de terugkoppeling over de resultaten is er dan ongeveer zes tot twaalf keer per jaar contact met de paneldeelnemers.

• ‘Trek’ indien nodig de steekproef bij. Het is van tevoren niet altijd duidelijk wat de samenstelling van een peiling wordt: nemen vooral ouderen deel? Of hoger opgeleiden? Ervaring leert dat in de meeste panels een lichte oververtegenwoordiging aanwezig is van ouderen en hoger opgeleiden. Als een panel representatief moet zijn is het aan te raden om extra aandacht te besteden aan de deelname van bijvoorbeeld jongeren, vrouwen of lager opgeleiden. Voor leeftijd en geslacht kan dit prima op basis van de GBA, opleiding is een moeilijker te controleren variabele. Als representativiteit naar bevolkingsopbouw belangrijk is kunnen hier afspraken over worden gemaakt. Het zelfde kan ook gelden voor bepaalde wijken of buurten. Misschien moeten er op basis van een peiling uitspraken gedaan worden over bepaald wijken (als de vragenlijst bijvoorbeeld over leefbaarheid of veiligheid gaat). Ook dan is het op basis van de GBA goed mogelijk om (extra) aandacht te besteden aan bepaalde wijken of kernen, die via een aselecte steekproef allicht ondervertegenwoordigd zouden zijn.

• De vragenlijsten moeten niet te lang zijn. Een peiling kan over van alles gaan: variërend van maatschappelijke onderwerpen zoals mantelzorg of vrijwilligerswerk tot specifieke gemeentelijke onderwerpen als groenvoorziening of de kwaliteit van de woonomgeving. Bedenk hierbij wel dat de gemiddelde paneldeelnemer van middelbare leeftijd is. Vragen over rondhangen op straat of lidmaatschap van een jeugdbende zijn dus niet zo relevant. Tenslotte is van belang dat de vragenlijst niet te lang is. Vijftig muiskliks of tien minuten invultijd is wel het maximum.

• Laat de deelnemers weten wat er met hun mening gebeurt. Inwoners die zich opgeven voor een burgerpanel zijn vaak bovengemiddeld geïnteresseerd in gemeentelijke onderwerpen en politiek. Daarom is het belangrijk om deze ‘honger te blijven stillen’. Een andere reden is de betrokkenheid: als deelnemers niets horen over de resultaten kan hun interesse in het panel verdwijnen. Als de resultaten bekend zijn is het daarom goed om deze geheel of in samenvatting beschikbaar te stellen aan het panel. Dit kan via een email met een document, of via een link op de site van de gemeente. Ook een bericht in een huis-aan-huisblad of lokale krant over een peiling is een leuke manier om, ook aan een breder publiek, de resultaten onder de aandacht te brengen. Een aanvullende manier om de deelnemers bij de resultaten van peilingen te betrekken is met een selectie van hen door te praten over een bepaald onderwerp. Dit kan via een workshop of groepsdiscussie zijn, bijvoorbeeld over het imago van de gemeente onder haar inwoners of input voor het mobiliteitsbeleid. De mogelijkheden zijn eindeloos!